Berichte für Entscheidungsträger

1. Zielsetzung
Für vom Controlling erstellte Berichte (Konzepte, Projektvorschläge, Pläne etc.) müssen dieselben strengen formellen Maßstäbe wie wissenschaftliche Arbeiten erfüllen. Sie bilden die Basis für Entcheidungen, die zu enormen Schadensersatzansprüchen führen können und müssen in solchen Fällen den Ansprüchen der gerichtlichen Wahrheitsfindung entsprechen. Die schriftliche Berichte des Controlling müssen Personen mit gleichem Kenntnisstand die Reproduktion und Überprüfung der Ergebnisse auf der Basis der beschriebenen Untersuchungsmethoden ermöglichen.
Wissenschaftliches Arbeiten bedeutet in erster Linie systematisches Arbeiten und eine gewissenhafte Analyse oder Lösung von Problemen.

2. Gestaltung der schriftlichen Arbeit
Entscheidungsträger werden mit Papier überflutet. Berichte werden deshalb nur überflogen. Um die Aufmerksamkeit der Leser(innen) zu erhöhen, muß die Form von Berichten der gewohnten Routine der Empfänger entsprechen.

2.1 Allgemeine Anforderungen

Erforderlich ist ein sachlicher, kurzer Schreibstil. Graphiken und Bilder sollten wenn möglich die Sachverhalte erklären.
Fairness und Anstand, gebieten die Überprüfbarkeit der benutzten Informationsquellen.

2.2 Zitate

Wörtliche Wiedergaben von Texten aus benutzten Quellen werden auf jeder Seite des Berichts mit 1 beginnend fortlaufend numeriert und durch Einschluß in Hochkommas gekennzeichnet: ("......" ) lfd. No.
Die Quelle wird in der Fußnote der relevanten Berichtsseite wie folgt genannt:
Lfd. No. Name, Vorname(n), Titel, Jahr, Seite
Unbekannte Jahresangaben werden durch o.J. ("ohne Jahr") gekennzeichnet.
Das Zitat eines Fremdautors wird mit dem Zusatz "zitiert nach..... wiedergegeben.

2.3 Teile der schriftlichen Arbeit

Titelblatt
Titel
Zweck des Berichtes
Empfänger
Erstellungsdatum
Autor des Berichtes

Zusammenfassung
Das Ziel, die Untersuchung und die Ergebnisse werden unter Angabe der Fundstellen im Bericht ("s. Kapitel No... Seite...") kurz beschrieben.

Inhaltsverzeichnis
Überschriften und Seitenzahlen exakt gem. Berichtstext

Verzeichnis der Abkürzungen
Erklärung der im Bericht verwendeten Abkürzungen in alphabetischer Reihenfolge: Bezeichnen die benutzten Buchstaben einzelne Worte, steht hinter jedem Buchstaben ein Punkt (i.e. = idem est).
Der Punkt entfällt, wenn die Abkürzung als Begriff im Sprachgebrauch etabliert ist (EUR). sowie bei der Angabe von Maßeinheiten (kg, km)

Verzeichnis der Abbildungen
Alle Abbildungen sind fortlaufend zu numerieren

Verzeichnis der Anlagen
Anlagen werden fortlaufend mit römischen Ziffern (beginnend mit I) numeriert und durch ein Zwischenblatt getrennt dem Bericht als Anhang beigefügt. Die Bezeichnung sowie die relevante No der Anlagen wird in das Inhaltsverzeichnis gesondert aufgenommen.

Literaturverzeichnis
A. Bücher
Die zur Untersuchung benutzten Quelle werden in alphabetischer Reihenfolge der Verfasser in das Literaturverzeichnis aufgenommen Die Angaben entsprechen der Kurztitelaufnahme der Deutschen Bibliothek. Der im Berichtstext verwendete Kurztitel wird den Angaben in eckigen Klammern hinzugefügt:
Mustermann, Karl [Kurztitel im Text Jahr], Titel der Quelle, Auflage, Ort, Jahr, Verlag
Akademische Grade und Berufsbezeichnungen der Verfasser entfallen
Enthält die Veröffentlichung keine Jahresangabe, wird sie durch o. J. (ohne Jahresangabe) ersetzt
Hat ein Werk weniger als drei Verfasser, werden alle Namen wie bezeichnet angegeben
im Falle von mehr als drei Verfassern, wird nur der erste Verfasser genannt und hinter seinem Namen auf die weiteren Verfasser mit dem Zusatz u.a. hingewiesen

B. Zeitschriften
Zeitschriften werden ohne Angabe des Erscheinungsortes und der Herausgeber in das Literaturverzeichnis mit folgenden Angaben aufgenommen:
Name und Vorname des Autors, Titel des Beitrags, Bezeichnung der Zeitschrift, Jahrgang, Erscheinungsjahr in Klammern, Seite (von... bis ..)

C. Sammelwerke
Name und Vorname des Autors, Titel des Beitrags, Name des Sammelwerks, Name und Familienname des Herausgebers, Auflage des Sammelwerks, Band, Erscheinungsort, Erscheinungsjahr, Seite (von... bis...)

3 Inhalt

Gliederung
Gliederungsvorschriften für eine optimale Gliederung gibt es nicht.
Um Vergleiche im Zeitverlauf zu ermöglichen sollte ein Standardschema für die jeweilige Berichtsart entwickelt werden, das strikt subjektive Äußerungen von der sachlichen Themenbearbeitung trennt.

Vorwort
Subjektive Äußerungen des Autors gehören in das Vorwort. Der Anlaß und die Art der Arbeit werden erklärt, auf eventuelle Schwierigkeiten und Probleme wird hingewiesen.

Projekthintergrund
Nach Nennung des Themas wird der Untersuchungsbereich definiert (eingegrenzt). Der Grund für die Arbeit wird genannt. Es folgt die Beschreibung des gegenwärtigen Stands der Technik sowie der zur Verfügung stehenden alternativen Lösungsmöglichkeiten. Das Kapitel mündet in die Formulierung des Zieles der Arbeit z.B. "Welche Alternative soll realisiert werden?" Diese Frage muß am Ende der Untersuchung im Kapitel "Empfehlungen" beantwortet werden.

Die Definition des Untersuchungsbereichs ist für die Durchführung der Untersuchungen besonders bedeutsam, weil z.B. Statistiken durch die Wahl der Zeit erhebliche Unterschiede ausweisen. Unter Angabe der Gründe werden die Faktoren vorgestellt, die in die Untersuchung aufgenommen wurden oder unberücksichtigt blieben.

Projektdurchführung
Die im Kapitel Projektgrundlagen definierten Alternativen werden in ein Gliederungsschema gebracht, das die Grundlage für die Untersuchungen und den Aufbau des Kapitels "Projektdurchführung" bildet.

Empfehlungen
Zum schnelleren Verständnis wird die Problemstellung des Kapitels "Projektgrundlagen" kurz wiederholt. Das Ergebnis der Untersuchungen wird dargestellt und es wird eine Empfehlung für die Beschlußfassung gegeben.